五步高效流程梳理法


在具体绘制流程图的过程中,要么弄不清关键环节,要么遗漏责任人或责任部门,即使花了不少时间,梳理的效果仍然不理想,如何才能高效率地梳理公司业务流程呢?经笔者多次研究分析,总结出高效率梳理流程的五个步骤,如果能按五个步骤进行流程梳理,必将事半功倍。

五个步骤如下所示:

1、识别角色,列出参与该项业务的所有角色。角色可以是具体的岗位,也可以是一个组织(部门)

比如:某公司主业务流程涉及到销售人员、交付与售后部、售前支持部、商务部、财务部、采购部等。

2、列举任务,用穷举的方式列出各个角色的具体任务

还是以上述案例为例,各相关角色的任务如下:

| 销售 | 售前支持 | 交付与售后 | 商务 | 财务 | 采购部 |
|---|---|---|---|---|---|
|识别需求,需求评估,项目招投标,项目签约,项目结款,协助交付 | 协助业务打单,撰写解决方案,技术技术标,协助述标 | 参与解决方案讨论,实施交付,项目交验,售后服务 | 制作商务标 | 收款,成本核算 | 参与解决方案讨论,采购作业 |

3、进行串联,识别出各项任务中的关键节点并按顺序进行串联,注意,什么协助之类的任务都属于辅助节点,一般不属关键节点,可以在备注里标识即可。

检查点、审核点(比如:审核、审批环节)、中间输出物等一般都属于关键节点。

以上述案例为例,主要节点分别是:识别需求与评估-制定解决方案-项目招投标-项目签约-实施交付-项目交验-结算收款-售后服务

4、补充异常,补充各分支点的异常节点,尤其是类似判断这样的异常节点,比如,审核不通过,流程走向如何?把这些补充完整。

5、完善细节,从整体的角度去完善流程的各个细节,包括添加开始和结束节点。

上述案例最终流程图如下:

在绘制具体流程图时,还需要弄清流程图中各个元素图标的基本定义,一般情况下弄清下表中的几个图标,就可完成绝大部分业务流程图绘制: